Ustawienie powiadomień o zamówieniach
Data wpisu: 2020-07-09
W systemie zamawiania jedzenia restauracja.online istnieje kilka wariantów powiadomień o nowych zamówieniach. Zobacz jak można w łatwy sposób skonfigurować powiadomienia dla restauracji oraz dostawcy.
W panelu zarządzania dostępne są trzy główne warianty powiadomień: e-mail, SMS lub w panelu obsługi zamówień. Możesz ustawić wszystkie trzy warianty lub wybrać określone z nich.
Powiadomienia drogą mailową - restauracja i/lub dostawca otrzymają wiadomość w której znajdują się wszystkie informacje niezbędne do obsługi zamówienia. W mailu jest również link do podglądu zamówienia online.
Powiadomienia SMS - na wskazany w panelu numer zostaje wygenerowana wiadomość SMS z krótką informacją o zamówieniu oraz linkiem do podglądu zamówienia online. Ten rodzaj powiadomień jest szczególnie polecany restauracjom, które realizują małą ilośc zamówień online i nie chcą śledzić panelu na dedykowanym urządzeniu.
Powiadomienia w panelu - po zalogowaniu do panelu (tablet, komputer, smartfon) restauracja otrzymuje powiadomienie o nowym zamówieniu w formie komunikatu i powiadomienia dźwiękowego które są aktywne do momentu kliknięcia na nowe zamówienie i jego podglądu. Powiadomienie dźwiękowe jest generowane co 20s do czasu odebrania zamówienia. Taki wariant jest szczególnie przydatny w przypadku dużej ilości zamówień.
Jak ustawić powiadomienia o zamówieniach?
Konfiguracja powiadomień odbywa się w panelu restauracji. Po zalogowaniu do panelu restauracji należy wybrać menu Ustawienia > Zamawianie, a następnie w sekcji Powiadomienia o zamówieniach wybrać odpowiednie warianty powiadomień zaznaczając je w polu checkbox.
Warto poświęcić chwilę i skonfigurować powiadomienia o zamówieniach. Dobrze skonfigurowane powiadomienia to gwarancja, że zamówienia zostaną odebrane szybko i zrealizowane w terminie.
Sugerujemy następujące opcje konfiguracji:
- Duża ilość zamówień online - w tym przypadku najlepiej sprawdza się opcja powiadomień w panelu. Są to automatycznie wyświetlane dymki z krótką informacją o nowym zamówieniu i linkiem pozwalającym na szybki podgląd zamówienia w panelu. Dodatkowo generowany jest sygnał dźwiękowy, który powtarzany jest co 20s aż do momentu wyświetlenia zamówienia w panelu. Warto przeznaczyć tablet lub laptop, tak aby panel był cały czas dostępny dla osób obsługujących zamówienia.
- Średnia ilość zamówień online - jeśli ilość zamówień online nie jest bardzo duża sugerujemy wariant powiadomień w panelu lub ewentualnie poprzez wiadomości email.
- Mała ilość zamówień online - w takim przypadku sugerujemy aktywację powiadomień SMS na wskazany numer. Restauracja nie musi śledzić na bieżąco zamówień w panelu, nie potrzeba również dodatkowych urządzeń do odbioru powiadomienia.
Sugerujemy aby wyłączyć powiadomienia które nie są używane przez restaurację, w przeciwnym razie powiadomienia będą generowane co spowoduje zmniejszenie czytelności Państwa skrzynki email, listy SMS czy panelu restauracji.
Ikony ułatwiające interpretację zamówienia
W zamówieniu jest wiele różnych informacji co powoduje że łatwo przeoczyć istotne dane dotyczące jego realizacji. W podglądzie zamówień online oraz w mailach z zamówieniami znajdują się ikony które pozwalają na szybką ocenę istotnych parametrów zamówienia.
Co oznaczają poszczególne ikony?
- Ikona określająca nowe zamówienie lub tylko przypomnienie o zamówieniu które uprzednio wpłynęła. W systemie zamówienia można składać w trybie jak najszybciej lub z określonym terminem odbioru. W przypadku zamówień z określonym terminem system generuje powiadomienie na około godzinę przed terminem realizacji. Dodatkowo - niezależnie od ustawień w panelu restauracji - system generuje SMS do Klienta z przypomnieniem o zbliżającym się terminie odbioru zamówienia.
- Ikona określająca typ realizacji zamówienia: na wynos lub z dostawą.
- Ikona prezentująca tryb zamawiania jak najszybciej lub z określonym terminem odbioru.
- Ikona prezentująca sposób płatności za zamówienie.
- W przypadku aktywnego mechanizmu Matrix Distance ikona prezentująca odległość od restauracji.
Monitorowanie zamówień
Zdarza się że zamówienie zostaje zarejestrowane w systemie, powiadomienia wysłane, ale restauracja nie odbiera powiadomienia, co powoduje że zamówienie nie zostaje zrealizowane. Aby uniknąć takich sytuacji wprowadziliśmy monitoring zamówień online.
Jeśli zamówienie zostało zarejestrowane w systemie, a restauracja nie otworzyła zamówienia w panelu, ani nie odczyta wiadomości email z zamówieniem wówczas system niezależnie od ustawień powiadomień SMS generuje wiadomość SMS z powiadomieniem o takiej sytuacji na numer wskazany w panelu restauracji (ustawienia powiadomień SMS). Jeśli taki stan trwa dłużej niż 15 minut zwykle kontaktujemy się z restauracją z dodatkowym - telefonicznym przypomnieniem o nieodebranym zamówieniu które oczekuje na realizację.
Jeśli zamówienie pozostaje nieodebrane ponad 15 minut system generuje ostrzeżenie o nieodebranym zamówieniu. Jest to dodatkowe zabezpieczenie minimalizujące ryzyko przeoczenia zamówienia.